Тайм менеджмент: что это такое простыми словами, основные принципы и понятия

 Умеете ли вы планировать дела? Многие ответят, нет. Тогда моя заметка поможет разобраться в технике тайм менеджмент, что это такое, расскажу простыми словами. Вы пытаетесь распределить свой день, спланировать дела, но увы, снова не успели.

В чем проблема? Возникает мысль, почему не укладываюсь в срок и что делать. Ответ простой, научитесь четко рассчитывать свой день, где найдете место для отдыха, и намеченным задачам. В ближайшее время увидите  результат. Какие бывают методы планирования и как повысить личную эффективность, читайте дальше...

Тайм менеджмент: что это такое простыми словами и как я к этому пришла

 Для меня стало актуально, грамотно использовать свое время. В один момент поняла, что надо меняться и продуктивнее работать. Что меня побудило: 

1. Стала анализировать, чего хочу и что имею. К сожалению, сделала неутешительные выводы. Я хочу большего! Хочу заняться спортом, например, записаться в бассейн, попутешествовать, почаще встречаться с родными людьми. Ведь жизнь не может состоять только из быта ( стирка, готовка, уборка) и работы офлайн, где бываю по 13 часов. Но проблема, я ничего не могу спланировать. Как говорится, не хватает времени.
2.  Не зря говорят, в здоровом теле здоровый дух. Что это означает? Мне нужна энергия, то есть в основе лежит режим дня, склоняюсь к ЗОЖ (здоровый образ жизни). Это правильное сбалансированное питание, физические нагрузки ( зарядка по утрам обязательно) и обучение или чтение каждый день. Только будучи энергичной я могу начать прикинуть свои намеченные дела, а самое главное, реализовывать и жить в балансе с собой. Это называется техникой тайм менеджмент в повседневной жизни.

Цели тайм менеджмента

Прежде чем что - то менять в своей обыденной жизни, лучше задать себе вопрос, зачем мне это нужно и какую цель я преследую. Именно так я и сделала. Решила, что я многого хочу, но времени не хватает. Поэтому мне нужно сделать анализ временных затрат и выработать стратегию. Поэтому можно сказать: 

Какие  результаты ожидаете:

1. Снижение рабочего стресса. Моя работа должна мне приносить удовольствие. Творите! Кажется, что тут сложного, но нет, к этому необходимо прийти подсознательно. Если делать через “ не хочу ”, "да ладно", и " так сойдет ”, то никаких целей вы не достигнете. Будете винить всех окружающих, например, много заставляют работать, а платят мало. 
2. Увеличение ресурса времени. Потенциал можно разделить на  внутренний и внешний. Внутренний — это наш характер, умение работать над собой, позитивное мышление, самооценка, интеллект, навыки. Внешний — это с кем мы общаемся, материальные ценности. Эти ресурсы между собой взаимосвязаны. Например, если вы не занимаетесь саморазвитием, неразвита личность, то навряд ли вам получится построить надежные связи с другими людьми, отсюда ваши ресурсы утрачены, возрастает недовольство собой.
3.  Повышение личной продуктивности. Если вы сможете наметить дела, то у вас появится больше свободного времени. Вы сами удивитесь, почему раньше я не успевала, оказывается в этом ничего сложного нет, главное научиться распоряжаться своим временем.

Советы для эффективного управления временем

Хорошо, если вы  распределите задачи на неделю. Не старайтесь все запоминать, лучше записывать. Если даже составили план, но что — то не успели, ничего страшного, сделаете завтра. Занимайтесь процессом, который вам интересен, развивает и двигает вперед.

Если вы устали, то смените деятельность, например вы долго сидели за компьютером, то можно устроить отдых, например, приготовить ужин, то есть отвлечься. И запомните, новые идеи не придут, если  работаете с перегрузкой.

Ниже приведу рекомендации для результативной организации работы:

1.  Делегируйте задачи. Не бойтесь часть работы распределять другим. Например, раньше вы сами мыли посуду после ужина. А что если каждый после себя помоет тарелку. Это освободит вам несколько минут времени, как раз можно посидеть и почитать несколько страниц книги. Что такое делегирование, можете прочитать в моей заметке.
2.  Ставьте цели правильно. Не откладывайте важные работу пользу неважных. Например, вы решили вставать на 1 час раньше, чтобы  сделать зарядку. Вам очень хочется поспать, но стоит цель, измениться, решили начать с утренней зарядки. Придется вставать раньше. Да, сперва сложно себя заставлять, но через некоторое время вы не сможете без зарядки и войдет как обыденное.
3.   Если выполните одно дело, устройте себе перерыв на несколько минут. В это время можно послушать любимую музыку или просто посидеть в тишине. Хороший релакс!
4. Настройтесь на деятельность. Работа должна быть продуктивной. Например, известно, что работоспособность утром выше, чем вечером. Поэтому, лучше вечером лечь пораньше и все задуманное сделать утром. Есть такое понятие "прокрастинация", это когда важные задачи откладываются на неопределенное время. Многие думают, что это просто лень, да, и это тоже, но бывает человек занимается работой, которая непродуктивна, не важна в данный момент. Выполняйте  задачи в поставленные сроки. Дедлайн особенно актуален, когда берете работу и вам необходимо исполнить в определенный срок.

Методы тайм менеджмента  организации времени

Способов тайм менеджмента очень много. Одному может подойти одна система, другому она не понравится. Методом проб и ошибок можно для себя выбрать подходящее. Для этого нужно время. Произведя контроль, сделать вывод.

Предложу краткий обзор несколько инструментов, как максимально повысить свою продуктивность:

• Учет правило Парето.

20%усилий=80%результата         80%усилий=20%результата

Из этого правила необходимо осознать, что нужно приложить всего лишь 20% усилий, чтобы получить результат до 100%. 

• По эмоциональной окраске. Все дела делятся на три вида, представлю в виде таблицы.

Начните с привлекательных дел, которые приносят положительные эмоции. Например, утром сделаете зарядку и примите душ. Наверняка после такого подхода вы почувствуете прилив сил и вы можете делать непривлекательные дела.

• Сокращение нерациональных трат времени.

Эксперты называют хронофаги,  поглотители времени. Эти объекты отвлекают от основной деятельности. Например, сколько раз в день вы проверяете почту? Приучите себя проверять и разбирать один раз в день.  Вы экономите время и дадите понять, что вы не готовы молниеносно ответить, в течении дня посмотрите. Это правило хорошего тона.

Следующий соблазн это мессенджеры, где могут обсуждаться любые темы, но не по делу. Примеров поглотителей времени на самом деле много. Приведу ещё один, женщины меня поймут. Бывает позвонит подруга и можно зависнуть на час, а то и больше!

• Многозадачность. В течении дня планируешь несколько задач одновременно. Самый простой пример из жизни, наверное, многим знаком. Готовите ужин, тут же помогаете ребенку с уроками и обсуждаете с мужем, как прошел день.Также продуктивно строить план на неделю. Например, я должна написать статью, запланировала обучение в мастер класс 2 раза в неделю и сходить с ребенком в кино. Считаю, это очень удобно. Пишите план на неделю и каждый вечер. выполняете часть задач, чтобы реализовать поставленные на неделю.

• У каждого из нас  свои биоритмы. Бывает такой период, когда ты делаешь много работы и не устаешь. Но бывает, когда нет энергии на выполнение этих задач. Это неизбежный процесс, у каждого человека возможен после подъема  спад. Поэтому в период эффективности вы ставите себе больше задач на день, оптимально 5-6. В  период спада задач уменьшаете, для того чтобы восстановиться.

• Резервирование времени. Соотношение составляет 60:40. То есть 60% времени план и 40% резерв. Например, вы больше часа сидели за компьютером, интенсивно работали. Сделайте паузу, налейте чашечку кофе, вкусите аромат, подойдите к окну и отвлекитесь. Таким образом вы восстанавливаете контакт с самим собой.
•  Ведите свой процесс по матрице Эйзенхауэра. Согласно этому правилу все задачи можно разделить на:

1. Срочные и важные.
2. Срочные и неважные.
3. Важные и несрочные.
4. Неважные и несложные.

Факторы для продуктивности в тайм менеджменте

И так, вы на правильном пути, поставили себе задачи, начали делегировать, передаете часть работы. Возьмите за правило не реже одного раза в день делать то, что нравится вам, даже в состоянии усталости. 

В нашей жизнедеятельности существует четыре сферы жизни:

• Работа;
• семья;
• хобби;
• физическое здоровье.

Стремитесь к балансу в данных сферах. Хочется отметить, что риск эмоционального выгорания ниже у людей, которые больше уделяют внимания себе или сохраняют баланс личного и общественного. Не забывайте про семью, не  ставьте работу на первое место.

Часто можно услышать: у меня не хватает времени. Но это равносильно тому, что можно сказать — я не хочу. Если тебе очень хочется, то ты всегда найдешь время. Должна появиться мотивация, чтобы захотеть. И здесь появляется логичная цепочка. Переосмыслите свой образ жизни, все ли тебя устраивает, если нет, то что я могу сделать в данной ситуации. Это уже хорошо, что  задумались.

Начинаем с самодисциплины, необходимо много работать над собой. Переходим на правильное питание и занимаемся спортом,  что по душе. Я начинаю с приятного дела: делаю зарядку.

Вычеркиваем из своей жизни вредные привычки. Совсем скоро вы начнете замечать за собой перемены, у вас появится энергия и захочется дальше меняться в лучшую сторону.

Как эффективно увеличить объем выполнения заданий

Time management помогает рационально распланировать время и в итоге:

1. Делите задачи на важные и  неважные, тем самым  контролируете положение. Например, для меня утренняя зарядка является важным занятием. Поэтому  утро начинаю с важного и приятного мероприятия. Для этого мне необходимо вечером составить план на следующий день и поставить будильник на 30 минут раньше, чтобы сделать упражнения. Проверить свою почту для меня будет неважным делом, но обязательно включаю в свой план.
2.  Учитывать биоритмы. У каждого из нас свои физиологические особенности. Делать работу лучше с учетом суточной активности. У всех она разная.  Жаворонки встают пораньше, утром энергии у них достаточно. Совы любят поспать, но зато активность появляется к вечеру. Для меня легче встать пораньше, утром всегда испытываю прилив энергии, но вечером, особенно после девяти вечера силы уходят и испытываю усталость. В таком состоянии мой деловой процесс замедляется.
3.  Отказаться от перфекционизма. Не стоит стремиться все делать идеально. Какие ограничения дает перфекционизм: застревание на деле, потеря времени и мало завершенных. С таким отношением далеко не уедете, долго придется стоять на месте. 
4. Устраивайте себе отдых  от нескольких минут и до нескольких дней. Например, вы с семьей решили отдохнуть. Устройте день без гаджетов, то есть никакого интернета и ненужной информации, идет ваша перезагрузка, восстановление резервов. Это бездействие нужно для дальнейшего действия, чтобы плодотворнее включиться в работу.

Выполнять задачи необходимо с учётом суточной активности. Если вы чувствуете усталость, то надо остановиться, отложить все и просто отдохнуть. Может быть вам хватит просто выспаться или сменить обстановку, вырваться куда — нибудь на несколько дней, чтобы в дальнейшем действовать более продуктивно. Не нужно себя вводить в состоянии стресса и истощения. В любой работе возможны подъёмы и спады и это нормально.

Можно ли все успевать и не выгорать

Многие задают этот вопрос. Как хочется оставаться всегда энергичным и активным. Можно попробовать самому обучиться продуктивно организовывать себя, но насколько это результативно? Не всегда срабатывает наше понятие: большее количество действий принесет результат.

Для себя нашла интересные курсы, могу смело вам рекомендовать. Уверена, что после просмотра бесплатного вебинара, вы задумаетесь над своей эффективностью. Эти курсы особенно полезны:

1. Женщинам, которые хотят успеть все.
2. Женщинам, которые все успевают, но сильно уставшие.
3. Женщины, которые не довольны жизненными результатами.
4. Женщины, которые много планируют, но не переходят в действия.

Основные выводы

Быть успешным, значит нужно много трудиться и учиться. Можно сказать,что  жизненный успех — это самоуправление и контроль. Ставьте цели и достигайте. Учитесь разметить свой день. Вот такой секрет time management.  В этом помогут следующие советы:

1. Фиксируйте свои достижения;
2.  планируйте работу по эмоциональной окраске;
3. проделывайте каждый день приятные дела;
4. ищите решение, а не оправдание (бездействие);
5. управляйте входящим потоком задач;
6. определите главные дела, умейте выбирать приоритеты.

Тайм менеджмент это целое искусство, которому нужно учиться. Надеюсь моя заметка для вас была полезной, жду отзывы, как положительный, так и отрицательные.