Что такое делегирование: основной принцип, как правильно и эффективно научиться

 В этой статье расскажу простыми словами, что такое делегирование. Термин для многих новый и на первый взгляд непонятный. На самом деле суть проста.

 Я привыкла планировать дела на день. Утром пишу список. Вечером подвожу итоги. Часто мои намеченные планы остаются невыполненные, приходится переносить на неопределенный срок. Поэтому стоит задуматься над тем, почему не получается делать во время и что мешает.

Именно делегирование поможет грамотно и эффективно распоряжаться вашими делами и в итоге появится свободное время, которое можно провести, например, с близкими людьми. Все по порядку читайте в моей заметке.

Что такое делегирование: основные цели и сущность

Открыв википедию, мы читаем:

Делегирование полномочий — это процесс передачи части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации.

В теории менеджмента делегирование полномочий преследует следующие основные цели:

1. Освобождение времени делегирующего для решения задач, в которых его сложнее или невозможно заменить;
2. повышение мотивации тех, кому полномочия делегированы;
3. повышение доверия в рабочем коллективе;
4. проверка сотрудников на исполнительность.

 Это написано в википедии. Разберу на деле в доступной форме и с примерами. Что значит делегироваться: это процесс перекладывания часть задач другому человеку или машине.

Особенно актуально эта тема в бизнесе, когда начальник возлагает часть полномочий подчиненным. Но данный процесс происходит и в обычной нашей повседневной жизни. Именно об этом мне хочется рассказать. 

Рассмотрим пример из жизни. Обычный день. Вы встали, как обычно, в 6 часов утра, сделали зарядку и приготовили завтрак. На утро ещё куча домашних дел: выгулять собаку, промыть посуду и тд.

Можно, конечно, сделать самой, но лучше делегировать. То есть поручить членам семьи. Важно, чтобы ваше задание было сделано, а не проигнорировали. Так что с делегированием мы встречаемся повсюду, начиная с повседневки и заканчивая работой.

Какие преимущества дает делегирование задач

Что означает делегировать эффективно? Это не только делать все вовремя, но и работать одной командой. Например:

• Руководитель дает часть своей работы, тем самым мотивируя профессиональный рост сотрудников.
• У начальника формируется навык умения делегировать и грамотно править.

Умение наладить трудовой процесс, ведет к успеху всего коллектива и руководство вызывает к себе уважение. Согласитесь, именно в таком составе хочется работать и творить.

Разберу еще один пример. Что далеко ходить, например, вы специалист по контекстной рекламе. Рутинная работа изо дня в день занимает много время. Этапы задач без делегирования состоят:

• Подготовить семантику для новой рекламы.
• Анализ и оптимизация текущих реклам.
• Предварительный расчет бюджета.
• Подготовка отчетов для клиентов.
• Написать новые рекламные объявления.

На эту деятельность уйдет от 10 часов и более.

Если делегировать задачи, то у вас получится:

• Анализ и оптимизация текущих реклам.
• Предварительный расчет бюджета.
• Подготовка отчетов для клиентов.

Из пяти задач вы для себя оставили три, две отдали людям. В общем, на выполнение вы затратите около 6 часов. Представьте, сколько времени сэкономите.

Да, вы, конечно можете делать эту работу сами, тогда не сможете прогрессировать, потому что не будет на это времени. Рутину, которую вы выполняете каждый день не дает задуматься о стратегии увеличения вашего дохода. Это и понятно, просидев 12 часов за компьютером, не остается желание на что - нибудь ещё.

Главные преимущества делегирования заключаются:

• Освобождение времени для работы над задачами более высокого уровня.

• Уменьшение риска срыва дедлайнов.

• Увеличение темпа работы.

Чтобы был у вас баланс во всем, нужно обратить внимание на пять самых главных составных в жизни. Не помню где это прочитала, но мне запомнилось:

1. Здоровье. Даже самое простое, утренняя зарядка или пробежка благотворно скажется на вас. Полюбите себя и, конечно, следите за здоровьем.
2. Отношения. Не забывайте о близких. Лишний раз позвоните дорогому вам человеку, узнайте как дела.
3. Влияния. Сейчас мне приходится влиять на мою дочь, вникаю в ее проблемы и стараюсь ей быть полезной.
4. Обучение. Каждый день узнавайте что - нибудь новое. Можно записаться на мастер - класс, который поможет изучить то, что вас сейчас интересует. Не забывайте о книгах. Читайте  каждый день. Выбирайте серьезные книги, например, классику. Возьмите за привычку, например, каждый день читаю по 30 минут. Уже через месяц увидите первый результат. Изменится мышление, повысится интеллект.
5. Работа (финансы). Об этом писать не буду, здесь у каждого индивидуально.

Если вы будете каждый день работать над каждым из этих пунктов, то будете развиваться и будет успех.  

 Какие типы задач стоит перепоручить

Вы на себя взвалили кучу задач и не знаете, что делать. Дел не уменьшается, наоборот, становиться все больше. Пришло время остановиться и часть дел делегировать. Все задачи можно разделить на несколько групп:

1. Незначительные. На их выполнение уходит за день немало времени. Например, вы решили провести выходной с семьей и не знаете, куда можно выбраться. Необходимо изучить интересные маршруты экскурсий. Для этого нужно время. Не беритесь за это сами, поручите человеку, которому доверяете.
2. Рутинные. Эти дела занимают массу вашего времени. Самое банальное, но актуальное для семьи: приготовление еды. Старайтесь приучать своих близких тоже готовить, а не брать всю эту рутину на свои плечи. Лично меня выручают мультиварка и блендер. В любой момент могу засыпать крупу в мульти и каша готова. Быстро, полезно и вкусно.Часто делаю смузи и коктейли. Блендером взбиваю ягоды с молоком или кефиром и правильные перекусы готовы.
3. Съедающие время. Это всем знакомо, например, длинные и пустые разговоры ни о чем по телефону. Частые отвлечения на электронную почту. Приучите себя проверять все ваши сообщения один раз в день, на этом можно тоже экономить.
4. Задачи, которым можно научить. Например, пишите заметку, много времени уходит на картинки и проверка орфографии. Делегируйте, не бойтесь, что не получится.

Когда можно начинать делегировать

Распределять дела нужно тогда, когда вы решили дальше развиваться, не стоять на месте. Можно доверить дела, которые вы делаете одно и то же каждый день и на выполнение их уходит много времени. Важно соблюдать три условия:

1. Работаете на постоянной основе. То есть каждый день приходится много времени тратить, например, на прием заказов или отвечать в соц. сетях.
2. Можно найти людей и обучить тому, что вы делали раньше сами, но хотите себя освободить от этой работы.
3. Можно обратиться на биржу, где найдете нужных вам работников.

Что касается быта, то дома тоже нужно часть заданий давать своим домочадцам. Многие женщины и я в том числе, привыкли домашние дела делать самостоятельно. Но чем раньше вы поймете, что это медвежья услуга, тем легче будет для вас. Нам, девочкам, нужно научиться планировать время, как сейчас называется тайм - менеджмент. Важно уделять внимание семье, работать. Между этими делами не забывать о себе любимой и следить за собой. У меня есть заметка на тему важности и правильной постановки задач, можете почитать.

Сейчас я стараюсь делегировать часть домашних дел восьмилетней дочери. Спросите, получается, отвечу, с трудом. В чем проблема? Потому что всегда, вплоть до мытьев полов делала сама. Мне казалось, что лучше сделаю сама, быстрее, зачем кого - то просить.

Но сейчас понимаю, что это рутинная работа занимает большую часть моего ежедневного времени. И я сама виновата в том, что не доверяла  ребенку мыть посуду, пылесосить и тд.

Как научиться делегировать

 И так, вы решили делегировать часть задач. Например, вы самозанятый и не успеваете выполнять  поставленные цели на день. С чего начать, чтобы у вас получилось. Нужно тщательно продумать пошаговый план.

1. Оценить задачу, сколько времени отнимает у вас в день, неделю. Например, пишите текст для статьи. Лучше, конечно, писать самому потому что вы разбираетесь в теме, которую хотите раскрыть и будете уверены, что текст будет уникальный. Ну а редактировать можно уже отдать специалисту.
2. Выбираем исполнителя. Разберем пример с текстом. Где найти хорошего специалиста. Вопрос очень важный, не хочется связываться с теми, кто плохо делает свою работу. Но, наверное, сперва будет трудно сориентироваться. Хорошо, если у вас есть знакомые, которые могут посоветовать добросовестного работника. Но, если нет, то придется методом проб и ошибок искать свои способы. Думаю, лучше начать с биржи фриланс. Предлагаю интересный курс, на котором для себя почерпнете массу полезностей, что касается биржи фриланс.
3. Сформулировать задачу. Лучше установить время исполнения. Если это не обсудить, то исполнитель будет не спешить, что в итоге плохо скажется на вашей поставленной задаче. У вас появится мысль, что лучше бы я сам выполнил.
4. Лучше проконтролировать, справляется ли с поставленной задачей. Вдруг, что - то пойдет не так, можно будет исправить. Контроль должен быть в меру.
5. Оценить результат.

Это что касается работы, советы по делегированию в семье давать не буду, все зависит от микроклимата в семье, там действуют индивидуальные методы подхода. 

Причины неэффективного делегирования

К сожалению, промашек не избежать. Почему это происходит? Давайте разберемся.

1. Нет четкой формулировки к поставленной задаче. Исполнитель имеет плохое представление, что входит в его обязанности. Если у него ещё маленький опыт работы, то стесняется лишний раз обратиться к заказчику, выглядеть дилетантом в его глазах. Конечно, из этого ничего хорошего не получится. Вы потратите время и деньги.
2. Не обсуждается срок исполнения. В зависимости от объема задачи, обсуждайте время в течении которого должна быть исполнена работа. Удобно будет всем и исполнителю и заказчику. 
3. Неправильно расставили приоритеты. Пересмотрите список дел и обозначьте для себя дела, которые нужно выполнить в первую очередь, а какие подождут. То есть разделение дел на важные и неважные.
4. Отсутствие обратной связи. Будет неплохо быть в курсе дел, узнавать на каком этапе работа. Но без фанатизма, не надо звонить каждые два часа и устанавливать рамки на исполнение.
5. Перепроверять или даже переделывать работу. Вам кажется, если бы делали сами, то сделали гораздо лучше. Да, может быть. Но не стоит зацикливаться. Вы для того и делегируете свои дела, чтобы заняться более глобальным и важным для вас. Поэтому, пусть будет не идеально, а хорошо. Перфекционизм здесь будет неуместен.

Как повысить эффективность выполняемой работы и стать успешным

В общем, научиться управлять задачами несложно. Один раз все рассказать и показать четко и ясно, а потом просто контролировать, чтобы ваш процесс не давал сбои. Тот, кто дает задание должен быть грамотнее и знать конечный результат, чего он хочет.

Освобождает себе время не потому, что не умеет или не хочет, а для осуществления своих следующих идей в жизнь. Потому что обычно руки никогда не доходили. Считаю это идеальные мысли того, кто ставит себе цели и постепенно к ним идет.

Но к сожалению, в реальной жизни много подводных камней. Разберу некоторые из них и как выйти из данной ситуации.

• Чтобы руководителя уважали и был примером, нужно хорошо постараться. Независимо большой или маленький бизнес, а может быть у вас в подчинении 1-2 человека. Нужно проявить свой характер и начать делегировать правильно, чем раньше, тем лучше. В своей рабочей практике видела много руководителей. Поэтому могу сделать вывод. Должен быть компетентен в рабочих моментах, организованным, требовательным и как ни странно не психом. Четко и ясно ставить задачи подчиненным.

• Часто сами исполнители выполняют свою работу без энтузиазма, не понимают всю ответственность, которая на них возлагается. Я не говорю о тех крайностях, когда приходится работать сверх. Нет. Наблюдала такие моменты, когда работнику в силу каких то мне непонятных обстоятельств свою работу делал плохо, не выполнял свои обязанности. Разве можно на таких людей рассчитывать. Думаю нет. Мне жалко тратить своё драгоценное время на таких людей. Что самое обидное, их много. Поэтому делегировать в такой ситуации будет очень сложно.

Основные выводы

И так, какие заключения можно сделать. Если вы решили изменить свою жизнь в лучшую сторону и получить больший результат от своей работы, то не бойтесь передавать задания другим. Делайте это обдуманно, составляйте план на ближайшее время. Ставьте себе новые цели и опять стройте план для их достижений.

В такой жизни не будет места быть депрессии, появятся свой круг общения, который будет вдохновлять и подкидывать новые идеи. Можно сказать, что делегирование будет вам одним из правильных выборов для достижения ваших целей. Желаю вам удачи во всех ваших начинаниях и хороших людей рядом.